روش ایجاد table و کوئری ها در اکسس همراه ویدئو
یادگیری مفاهیم پایگاه داده یا دیتابیس، یکی از مهارت های مهم در حوزه نرم افزار و مدیریت اطلاعات است. مایکروسافت اکسس یکی از ابزارهای ساده و کاربردی برای یادگیری این مفاهیم است و امکاناتی مانند ساخت جدول، تعریف فیلد، تعیین کلید اصلی و مدیریت اطلاعات را در اختیار شما قرار می دهد. در این مقاله، مراحل ساخت یک دیتابیس ساده در جدول بررسی می کنیم. به شما توصیه میکنیم پکیج آموزش icdl را از فن آموزان با بهترین قیمت تهیه کنید تا در مهارت های هفت گانه حرفه ای شوید.
شروع کار اکسس
در ادامه بصورت مرحله به مرحله روش ایجاد table و کوئری ها پرداخته ایم.
انتخاب الگوهای آماده
برای شروع کار، کلمه را در نوار جست و جوی ویندوز وارد کنید و نرم افزار را باز نمایید. پس از باز شدن برنامه، در سمت راست صفحه مجموعه ای از قالب ها یا تمپلیت های آماده قرار دارد که توسط مایکروسافت طراحی شده اند. این قالب ها برای کارهای مختلف در نظر گرفته شده اند و هرکدام ساختار آماده ای متناسب با یک نوع نیاز دارند. برای مثال، قالب برای مدیریت اطلاعات دانش آموزان طراحی شده و با انتخاب آن، جدول هایی برای ثبت نام دانش آموزان، کلاس ها و پایه های تحصیلی در اختیار قرار می گیرد و فیلدهایی مانند نام، نام خانوادگی و اطلاعات تماس را در خود دارد. اگر هدف، یادگیری ساخت دیتابیس از پایه باشد، بهتر است از قالب های آماده استفاده نکنید، زیرا در این قالب ها بخش زیادی از ساختار دیتابیس از قبل آماده شده است. برای شروع کار با اکسس، گزینه یا دیتابیس خام را انتخاب کنید تا جدول ها، فیلدها و ساختار موردنیاز را متناسب با پروژه خودتان ایجاد کنید. پس از انتخاب این گزینه، نامی برای پایگاه داده مشخص کنید تا فایل جدید ایجاد شود و محیط کار برای ساخت جدول های دیتابیس آماده شود
آشنایی با محیط کاربری اکسس و تفاوت آن با سایر نرم افزارهای آفیس
پس از ورود به محیط اصلی، تب در بالای صفحه قرار دارد. این تب را در نرم افزارهایی مانند ورد و اکسل نیز می بینید، اما ابزارهای آن در اکسس متناسب با کار با پایگاه داده طراحی شده اند. در این محیط، تمرکز اصلی روی مدیریت اطلاعات است و ابزارهایی مانند، مرتب سازی و فیلتر، مدیریت رکوردها و جست و جوی برای کار با داده ها در اختیار شما قرار دارند. در کنار تب، زبانه های دیگری نیز برای مدیریت بخش های مختلف دیتابیس وجود دارند. تب Create برای ایجاد اجزای جدید دیتابیس، تب برای ورود و خروج اطلاعات از نرم افزارهای دیگر و تب برای دسترسی به ابزارهای تخصصی تر پایگاه داده استفاده می شود. همچنین با انتخاب یک جدول، تب های اختصاصی و در بالای صفحه ظاهر می شوند و تنظیمات مربوط به فیلدها و ساختار همان جدول را در اختیار شما قرار می دهند.
اهمیت برنامه ریزی و طراحی دیتابیس روی کاغذ
یکی از اشتباهات رایج هنگام ساخت دیتابیس این است که فرد بدون طراحی قبلی وارد نرم افزار شود و ساخت جدول ها را شروع کند، در حالی که برای ساخت یک پایگاه داده اصولی، ابتدا باید اطلاعات مورد نیاز و ارتباط میان آن ها مشخص شود. این کار را روی کاغذ یا حتی در یک فایل متنی ساده می توانید انجام دهید.
ابتدا مشخص کنید چه اطلاعاتی قرار است در دیتابیس ذخیره شوند و هرکدام از این اطلاعات چه ارتباطی با یکدیگر دارند. اگر بدون داشتن چنین طرحی کار را شروع کنید، ممکن است در میانه طراحی متوجه شوید که بعضی فیلدهای مهم را در نظر نگرفته اید یا ارتباط بین جداول منطقی نیست. اصلاح ساختاری که بخشی از آن ساخته شده، زمان بیشتری می گیرد و دشوارتر خواهد بود، بنابراین بهتر است پیش از ورود به نرم افزار، نیازهای سازمان یا پروژه را بررسی کنید و ساختار جداول را به صورت تئوری روی کاغذ یا در یک فایل ورد مشخص کنید.
همچنین بخوانید: آموزش مقدماتی ویندوز 10 و بررسی محیط دسکتاپ
تحلیل و طراحی دیتابیس برای یک کتابخانه
برای درک بهتر این موضوع، بهتر است یک سناریوی واقعی را در نظر بگیرید و ساختار دیتابیس آن را طراحی کنید. فرض کنید مدیریت اطلاعات یک کتابخانه به شما سپرده شده است. در این کتابخانه تعدادی کتاب وجود دارد، افراد به عنوان عضو ثبت نام می کنند، یک نفر به عنوان کتابدار فعالیت می کند و کتاب ها نیز به اعضا امانت داده می شوند. با بررسی این اطلاعات، مشخص می شود که برای مدیریت چنین کتابخانه ای به چهار جدول اصلی نیاز دارید: کتاب، کتابدار، عضو و امانت
در مرحله بعد، مشخص کنید هر جدول چه اطلاعاتی را ذخیره می کند و چه فیلدهایی برای آن لازم است. برای جدول کتاب، اطلاعاتی مانند کد کتاب، نام نویسنده، سال انتشار و موضوع کتاب را در نظر بگیرید. در جدول کتابدار نیز اطلاعات یک شخص حقیقی ثبت می شود، بنابراین فیلدهایی مانند کد ملی، نام، نام خانوادگی، سال تولد، شماره همراه، آدرس و در صورت نیاز عکس پرسنلی برای آن تعریف کنید.
جدول عضو نیز ساختاری مشابه جدول کتابدار دارد و شامل کد عضویت، نام، نام خانوادگی، سال تولد، آدرس و شماره همراه است. در نهایت، جدول امانت باید اطلاعات مربوط به اعضا و کتاب ها را به یکدیگر مرتبط کند. به همین دلیل، فیلدهایی مانند کد عضویت شخص امانت گیرنده، کد کتاب به امانت رفته، تاریخ امانت و تاریخ برگشت کتاب را در این جدول قرار دهید.
ایجاد و ذخیره سازی جداول در محیط اکسس
حالا که طرح اولیه دیتابیس آماده شده است، دوباره وارد محیط اکسس شوید. در سمت چپ صفحه، اکسس به صورت پیش فرض یک جدول ایجاد کرده است. می توانید کار را با همین جدول شروع کنید یا آن را حذف کرده و جدول های جدیدی بسازید. در این مرحله به یک نکته مهم توجه کنید؛ در اکسس، جدول تا زمانی که آن را به صورت دستی ذخیره نکنید، به عنوان بخشی از ساختار دائمی دیتابیس ثبت نمی شود.
نکته مهم: جدول هایی را که ایجاد می کنید، حتماً خودتان ذخیره کنید و فقط به ذخیره خودکار نرم افزار اکتفا نکنید. قطع برق یا بسته شدن ناگهانی نرم افزار ممکن است باعث شود بخشی از کارتان از بین برود؛ بنابراین بهتر است بعد از ایجاد هر جدول، روی تب آن کلیک راست کرده و گزینه را بزنید.
با انتخاب گزینه ذخیره، نرم افزار از شما نام جدول را می خواهد. اولین جدول را با نام ذخیره کنید. این جدول پس از ذخیره، نام آن در پنل سمت چپ یا بخش All Access Objects قابل مشاهده است. برای ساخت جدول های بعدی نیز وارد تب شوید و روی گزینه Table کلیک کنید. به همین ترتیب، جدول های مربوط به کتابدار، عضو و امانت را نیز ایجاد و ذخیره کنید تا چهار جدول اصلی دیتابیس ساخته شوند.
ورود به نمای طراحی و مفهوم فیلدها
در نرم افزارهای مختلف آفیس، بخش هایی که اطلاعات در آن ها وارد می شوند، نام های متفاوتی دارند. در اکسل به این بخش ها سلول گفته می شود و در ورد معمولاً با خانه های جدول سروکار دارید؛ اما در اکسس، هر بخش برای ثبت یک نوع اطلاعات، یا فیلد نام دارد و اطلاعاتی که در آن ثبت می شوند، Data یا داده هستند.
برای تعریف فیلدهای موردنیاز، ابتدا باید جدول را در حالت Design View باز کنید. در اکسس برای باز کردن جدول دو روش وجود دارد. با دابل کلیک روی نام جدول، جدول در حالت ورود اطلاعات باز می شود، اما برای طراحی ساختار آن، از قسمت View گزینه Design View را انتخاب کنید. این حالت امکان تعریف و تغییر ساختار جدول را فراهم می کند.
درDesign View می توانید نام فیلدها و نوع داده مربوط به هر فیلد را مشخص کنید. برای جدول نیز ابتدا آن را در این حالت قرار دهید تا فیلدهایی مانند کد کتاب، نام نویسنده، سال انتشار و موضوع را مطابق ساختاری که برای دیتابیس کتابخانه در نظر گرفته اید، تعریف کنید.
تعیین کلید اصلی یا Primary Key در جداول
هنگام طراحی جدول، یکی از اولین مواردی که باید مشخص کنید، کلید اصلی یا Primary Key است. کلید اصلی برای شناسایی منحصربه فرد هر رکورد در جدول استفاده می شود و باعث می شود هر رکورد هویت مشخصی داشته باشد.
فرض کنید دیتابیس شما تکمیل شده و ۵۰۰ عنوان کتاب در آن ثبت کرده اید. برای اینکه بتوانید یک کتاب مشخص را از میان این اطلاعات پیدا و شناسایی کنید، باید فیلدی داشته باشید که مقدار آن برای هر کتاب منحصربه فرد باشد. به همین دلیل، هنگام طراحی جدول، فیلدی را انتخاب کنید که بتواند به عنوان کلید اصلی استفاده شود.
کلید اصلی باید در همان جدول مقدار منحصربه فردی داشته باشد. برای مثال، در جدول کتابدار، کد ملی می تواند کلید اصلی مناسبی باشد، زیرا دو نفر کد ملی یکسان ندارند. در مقابل، نام و نام خانوادگی گزینه مناسبی نیستند، چون ممکن است برای چند نفر تکرار شوند.
در جدول کتاب نیز کد کتاب گزینه مناسبی برای کلید اصلی است. اگر به اشتباه کلید اصلی را حذف کردید، جای نگرانی نیست، می توانید دوباره آن را به فیلد موردنظر اختصاص دهید.
تکمیل فیلدهای جداول و ذخیره نهایی
در حالت Design View، وارد کردن فیلدهای جدول کتاب را شروع کنید. یکی از نکات مهم اکسس این است که می توانید نام فیلدها را به زبان فارسی وارد کنید و استفاده از زبان انگلیسی الزامی نیست. در سطر اول، عنوان کد کتاب را وارد کنید و آن را به عنوان کلید اصلی قرار دهید. سپس در سطرهای بعدی، به ترتیب نام نویسنده، سال انتشار و موضوع را وارد کنید. پس از پایان کار، جدول را دوباره ذخیره کرده و ببندید تا ساختار آن ثبت شود و برای ادامه کار آماده باشد. همین مراحل را برای جدول کتابدار نیز انجام دهید. روی نام جدول کلیک راست کرده و وارد Design View شوید. در این جدول، کد ملی را به عنوان اولین فیلد وارد کرده و آن را کلید اصلی قرار دهید. سپس مشخصات فردی مانند نام، نام خانوادگی و سال تولد را در سطرهای بعدی وارد کنید. در این مرحله، فیلدها را با دقت و به ترتیب مشخص کنید، زیرا در مراحل بعدی، هنگام ورود اطلاعات و ایجاد ارتباط بین جداول، ساختار درست فیلدها باعث می شود اطلاعات منظم تر ثبت شوند و احتمال بروز خطا کمتر شود.
جمع بندی
ایجاد و تعریف درست فیلدها، پایه اصلی کار با اطلاعات در اکسس است. با طراحی جدول های کتاب، کتابدار، عضو و امانت و تعیین برای هر جدول، ساختار منظم و مشخصی برای ذخیره اطلاعات کتابخانه ایجاد می شود. پس از آماده شدن این جدول ها، می توان از Query ها برای جست و جو، فیلتر و بررسی اطلاعات استفاده کرد و داده های مورد نیاز را با سرعت بیشتری پیدا کرد، به همین دلیل، آشنایی با نحوه ایجاد Table و Query، بخش مهمی از کار با دیتابیس در اکسس محسوب می شود.
جهت دریافت مشاوره رایگان شماره موبایل خود را وارد کنید.
"*" indicates required fields
دیدگاهتان را بنویسید