حسابداری انبار چیست و انواع آن + ویدئو

حسابداری انبار یکی از مهم ترین بخش های سیستم حسابداری و مدیریت موجودی کالا در هر سازمان است. شرکت های تولیدی، بازرگانی و حتی بسیاری از کسب و کارهای خدماتی برای کنترل ورود و خروج کالا، اطلاع از موجودی واقعی انبار و محاسبه ارزش ریالی کالاها به یک سیستم دقیق حسابداری انبار نیاز دارند. اگر اطلاعات انبار به درستی ثبت نشود، موجودی ثبت شده با موجودی واقعی مطابقت نخواهد داشت و این موضوع می تواند باعث بروز مشکلاتی مانند کسری یا مازاد موجودی، مغایرت در گزارش های مالی و حتی زیان های مالی برای شرکت شود. در این مقاله با مفهوم حسابداری انبار، انواع انبار، اسناد مورد استفاده در انبارداری، کاردکس کالا و وظایف یک انباردار آشنا می شوید. اگر به حسابداری علاقمندید، پکیج آموزش حسابداری را می توانید با تخفیف ویژه از فن آموزان مجازی خریداری نمایید.

حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار به مجموعه ای از عملیات و فرآیندهای حسابداری گفته می شود که برای ثبت، کنترل و تعیین موجودی کالا در انبار انجام می شود. هدف از این فرآیندها، ثبت دقیق ورود و خروج کالا و اطلاع از موجودی واقعی انبار در هر زمان است. انبار نیز محلی برای نگهداری کالاها به شمار می رود. این کالاها می توانند شامل مواد اولیه، کالای در جریان ساخت، محصولات آماده فروش یا کالاهایی باشند که صرفا برای خرید و فروش تهیه شده اند. به همین دلیل، در هر مجموعه ای که با خرید، تولید یا فروش کالا سروکار دارد، حسابداری انبار نقش مهمی در مدیریت و کنترل موجودی کالا ایفا می کند.

آشنایی با انواع انبار در حسابداری

با توجه به نوع فعالیت شرکت و نوع کالاهای نگهداری شده، انبارها به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. هر یک از این انبارها وظیفه مشخصی دارند و برای نگهداری نوع خاصی از کالاها مورد استفاده قرار می گیرند. شناخت انواع انبار به مدیریت بهتر موجودی، ثبت دقیق اطلاعات و اجرای صحیح فرآیندهای حسابداری انبار کمک می کند:

انبار مواد اولیه

انبار مواد اولیه محلی است که مواد خام و مواد اولیه موردنیاز برای تولید محصولات در آن نگهداری می شود. شرکت ها این مواد را خریداری می کنند تا در فرآیند تولید از آن ها استفاده کرده و محصول نهایی را تولید کنند. به همین دلیل، تمامی مواد اولیه پس از خرید و پیش از ورود به خط تولید، در این انبار نگهداری و کنترل می شوند.

انبار کالای در جریان ساخت

برخی کالاها در فرآیند تولید هنوز تکمیل نشده اند و برای تبدیل شدن به محصول نهایی باید مراحل دیگری را طی کنند. در این مرحله، ممکن است قطعات یا مواد اولیه دیگری به آن ها اضافه شود تا فرآیند تولید کامل شود. این کالاها تا زمان تکمیل تولید، در انبار کالای در جریان ساخت نگهداری می شوند و پس از آماده شدن، به انبار محصولات آماده انتقال می یابند.

انبار کالای آماده فروش

پس از اینکه کالا تمام مراحل تولید را پشت سر گذاشت و به محصول نهایی تبدیل شد، آماده عرضه و فروش خواهد بود. این محصولات در انبار کالای آماده فروش یا انبار کالاهای ساخته شده نگهداری می شوند. این انبار محل نگهداری محصولاتی است که فرآیند تولید آن ها به پایان رسیده و پس از ثبت سفارش مشتری، از همین انبار برای فروش یا ارسال خارج می شوند.

انبار ضایعات

در بسیاری از واحدهای تولیدی، در کنار تولید محصول، مقداری ضایعات نیز ایجاد می شود. بخشی از این ضایعات قابلیت بازیافت یا فروش دارند؛ به همین دلیل در انبار ضایعات نگهداری می شوند تا در زمان مناسب برای بازیافت، استفاده مجدد یا فروش به کار گرفته شوند.

انبار کالاهای خریداری‌شده

برخی شرکت ها فعالیت تولیدی ندارند و کالاها را فقط با هدف فروش خریداری می کنند. این کالاها بدون انجام هیچ گونه فرآیند تولید، مستقیما به مشتری عرضه می شوند. به همین دلیل، کالاهای خریداری شده در انبار کالا نگهداری می شوند تا در زمان فروش، از همان انبار برای مشتری ارسال شوند.

اسناد و مدارک کلیدی در حسابداری انبار

برای آنکه انبارداری با بالاترین دقت انجام شود و هیچ گونه مغایرتی در سیستم مالی به وجود نیاید، اسناد مختلفی صادر می شوند که پایه های اصلی کنترل موجودی را تشکیل می دهند:

رسید انبار

زمانی که شرکتی کالایی را خریداری می کند (چه مواد اولیه باشد و چه کالای آماده فروش)، با ورود این کالا به انبار، انباردار موظف است سندی تحت عنوان رسید انبار صادر کند. این رسید در سه نسخه مجزا تهیه می شود، نسخه اول به واحد حسابداری ارسال می گردد تا در سیستم و کاردکس کالا ثبت شود، نسخه دوم در بایگانی انباردار قرار می گیرد تا در صورت بروز مغایرت های احتمالی قابل پیگیری باشد، و نسخه سوم به عنوان تاییدیه تحویل بار، به شخص تحویل دهنده کالا داده می شود.

حواله انبار

در نقطه مقابل رسید، زمانی که واحد فروش شرکت محصولی را به زمانی که شرکتی کالایی را خریداری می کند (چه مواد اولیه باشد و چه کالای آماده فروش)، با ورود این کالا به انبار، انباردار موظف است سندی تحت عنوان رسید انبار صادر کند. این رسید در سه نسخه مجزا تهیه می شود، نسخه اول به واحد حسابداری ارسال می گردد تا در سیستم و کاردکس کالا ثبت شود، نسخه دوم در بایگانی انباردار قرار می گیرد تا در صورت بروز مغایرت های احتمالی قابل پیگیری باشد، و نسخه سوم به عنوان تاییدیه تحویل بار، به شخص تحویل دهنده کالا داده می شود. فروش می رساند، باید مجوز خروج آن از انبار صادر شود. در این حالت دایره فروش حواله ای تحت عنوان حواله انبار یا حواله خروج صادر می کند. این سند نیز در سه نسخه تهیه می شود، یک نسخه برای ثبت در دفاتر به واحد حسابداری می رود، یک نسخه در واحد فروش بایگانی می شود و نسخه سوم در اختیار خریدار قرار می گیرد تا با ارائه آن به انباردار، بتواند کالای خریداری شده خود را دریافت نماید.

کاردکس کالا

یکی از مهم ترین  ابزارها در حسابداری انبار، کاردکس کالا است. همان طور که در حسابداری مالی هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد که ورودی ها، خروجی ها و مانده نهایی آن را نشان می دهد، در انبار نیز برای هر کالا یک کارت یا صفحه نرم افزاری وجود دارد که به آن کاردکس می گویند. کاردکس کالا تمامی گردش های یک محصول را ثبت کرده و مابه التفاوت ورودی و خروجی را به عنوان مانده کالا در انبار نمایش می دهد.

کاردکس ها به دو دسته کلی تقسیم می شوند، کاردکس تعدادی صرفا ورود، خروج و مانده نهایی کالا را بر اساس تعداد (مبتنی بر رسیدها و حواله ها) نشان می دهد، اما کاردکس ریالی، علاوه بر اطلاعات تعدادی، ارزش ریالی و مبلغ کالاهای وارد شده، خارج شده و مانده در انبار را نیز در هر لحظه محاسبه و ارائه می کند. داشتن یک کاردکس دقیق، تضمین کننده شفافیت مالی و جلوگیری از مغایرت های پایان دوره است.